البحث

   حزمة مدارحاسب للأنظمة النمطية الحكومية (HGS.net)  
نظام شؤون الموظفين
إن أتمتة العمل باجراءات شؤون الموظفين  والموارد البشرية من أهم متطلبات الأتمتة في أي جهة ويعتبر هذا النظام من الأنظمة الحرجة التي تتطلب مقداراً كبيراً من الكفاءة والقدرة والدقة ويعتبر التنوع الكبير في تعامل النظام مع مختلف القوانين والانظمة من التحديات التي صمم النظام ليتعامل معها مع توفير سهولة عالية في الاستخدام وجعل النظام يتولى كافة التعقيدات التي يتطلبها تطبيق تلك التعليمات والنظم
ان النظام يوفر قاعدة بيانات متكاملة وادارة شاملة لاجراءات العمل لكل ما يتعلق بالموظف والوظيفة وجميع النماذج والاجراءات المرتبطة ويتميز النظام بالعديد من المزايا منها:
  • سجلات ومعلومات وافية عن الوظائف وتشكيلاتها: النظام  يوفر تعريف شامل برموز  التصنيف الوظيفي للوظائف المعرفة في وزارة الخدمة المدنية  فيوفر المجموعات العامة للوظائف  ثم المجموعات النوعية   لكل مجموعة عامة ثم الفئات الخاصة  بكل مجموعة نوعية ثم المسميات الوظيفية الخاصة بكل فئة و من ثم يتم الربط ما بين  الرمز التصنيفي لكل وظيفة ورقمها التسلسلي ومرتبتها وبالتالي توفير الوقت والجهد المبذول لدى إدارات شؤون الموظفين في القطاعات الحكومية في تعريف رموز التصنيفات الوظيفية المتوفرة لديهم عند أتمتة النظام.
  • معرفة وضع جدول التشكيلات الوظيفية والوظائف في أي فترة زمنية: من خلال التسجيل لجميع الحركات في النظام التي تؤثر على وضع وحالة الوظيفة من حركات الترقيات أو تحوير الوظائف أو نقل موظف من وظيفة إلى أخرى أو تعيين موظف على وظيفة شاغرة  أو إلغاء وظيفة  أو سلخ لوظيفة موجودة أو طي قيد لموظف أو حجز لوظيفة فيستطيع متخذو القرار في إدارات شؤون الموظفين معرفة الوضع اللحظي لجدول التشكيلات الوظيفية
  • و إدخال للوظائف المقترحة المتعلقة بميزانية العام الجديد: يستخدم النظام أسهل الطرق في حصر الوظائف المستجدة أو المقترحة لكل إدارة من إدارات الجهة الحكومية وتستطيع كل من هذه الإدارات إدخال نموذج الوظائف المقترحة التي تحتاجها بموافقة مدير الإدارة الطالبة وبالتالي يسهل على إدارة شؤون الموظفين حصر الوظائف المقترحة للعام المالي الجديد.
  • إجراء مختلف أنواع الحركات الإدارية والمالية التي تجري على الموظف وتوفير سجلات تاريخية عنها: من خلال تسجيل جميع الحركات التي تجري على الموظف كحركات  العمل الإضافي والانتداب والدورات و الابتعاث والترقيات والندب والإعارة و الحسميات و النقل والعلاوات وأية حركات أخرى يتم تسجيلها في النظام فيستطيع المستخدم للنظام  معالجة جميع هذه الحركات بسهولة تامة وطباعة التقارير والمسيرات و التأديات الخاصة بهذه الحركات حتى وان كانت تخص أعوام سابقة ،كما يمكن الاستعلام عن أي حركة واسترجاع كافة تفاصيلها أو أي  تقرير تفصيلي عنها.
  • معلومات كاملة عن بيانات الموظف الشخصية, المالية, الوظيفية, المعالين و الوثائق :  حيث أن  النظام الآلي يوفر الجهد ويقلل الرجوع إلى الملفات والأوراق اليدوية فيوفر النظام بيانات كاملة عن كل موظف في الجهة الحكومية فيما يتعلق ببياناته الشخصية والوظيفية والمالية التي ترهق موظفي إدارة شؤون الموظفين ومن ثم يقوم النظام بتحديث هذه البيانات آليا ،كما يمكن الاحتفاظ بصورة من وثائق الموظف الثبوتيه وصورته الشخصية وكل هذه المعلومات موجودة في شاشة واحدة بطريقة سهلة  في متناول المستخدم وتحقق وتلبي مطالبه  .
  • تطبيق عملية الترشيح للترقيات على مرتبة معينة آلياً : يوفر النظام جدول تعريف لنقاط   الأسس التي تتم على أساسها احتساب نقاط الترقية حسب اللوائح والأنظمة المعرفة في وزارة الخدمة المدنية ، وهي مدة البقاء في المرتبة الحالية للموظف ، مدة الدورات المعتمدة التي حصل عليها ،تقاويم الأداء الوظيفي  كما  أن النظام يقوم بإعداد  محضر  الترقيات آليا ، ثم طباعة بيان بالمؤهلين للترقية بالمفاضلة.
  • تطبيق دورة العمل لطلبات الموظفين والقرارات والإفادات: و ربط تأثير القرارات بتواريخها وليس لحظة إدخالها من خلال الآلية التي يعمل بها النظام بتطبيق الدورة الإدارية (التسلسل الإداري) في توجيه طلبات الموظفين المختلفة أليا إلى مدراء الإدارات المختصة مثل (طلب إجازة) ثم  اعتمادها آليا و من ثم  إرسالها إلى إدارة شؤون الموظفين أو إلى صاحب الصلاحية لإصدار قرار بالطلب المرسل آليا من أي موظف، و يتم عكس تأثير هذه القرارات على سجل الموظف وعلى الوضع المالي له أو الوضع الوظيفي يتم بشكل آلي بعد اعتماده ، كما أن الإفادة عن تأدية الموظف لمهمة معينة صدر بها قرار يكون من خلال النظام. و زيادة في التوضيح فإن إصدار القرار لا يعني بالضرورة تسجيل حركة فعلية في النظام للموظف وإنما يقوم المستخدم بالتحكم في تاريخ فعالية القرار والذي على أساسه يتم تسجيل حركة فعلية للموظف في النظام حسب طبيعة القرار الذي تم اعتماده .
  • التعامل مع موقع العمل (الإدارة والقسم) حسب الميزانية والموقع الفعلي لعمل الموظف وإصدار الكشوفات والتقارير بناء على ذلك: لا يوجد إشكالية عندما تكون جهة عمل الموظف الواقعية غير  جهة الوظيفة حسب الميزانية ويوفر النظام هذه الخاصية في التقارير التي يمكن أن يكون لجهة عمل الموظف تأثير على التقرير كالتقارير الخاصة بمسيرات الرواتب فغالبا ما تكون حسب جهة العمل الواقعية بينما التقارير الخاصة بالوظائف تكون حسب الميزانية.
  • التعامل مع مختلف أنواع الكوادر الوظيفية ( رسميين / مستخدمين / بند الأجور / التعاقد مع السعوديين وغير السعوديين / التشغيل والصيانة/ نظام الساعات/الوظائف التعليمية/هيئة التدريس/ الأجر المقطوعة يومي/الأجر المقطوع شهري / متعاون ) وتطبيق اللوائح المنظمة لجميع هذه الأنواع يدعم النظام التعامل مع أي نوع أنواع الكوادر الوظيفية حيث تتوفر في النظام معلومات المراتب والدرجات والفئات الخاصة بكل نوع ، كما أن مدير النظام يمكنه تحديد أو تعريف طريقة عمل النظام مع هذه  الأنواع بالنسبة للانتدابات أو العمل الإضافي أو مختلف أنواع  الإجازات أو أية حركات أخرى لمرة واحدة فقط وعلى أساسها يتم التعامل بها في النظام.
  • التعامل مع عدة تواريخ خاصة ببدء خدمة الموظف )تاريخ التعيين بالدولة, تاريخ التعيين بالجهة, تاريخ المباشرة( إضافة إلى تاريخ الحصول  على المرتبة التي عليها الموظف ويقوم النظام باحتساب وتطبيق اللوائح حسب تلك التواريخ.
  • إدخال ومتابعة المسابقات الوظيفية ونتيجة الاختبارات (التحريري والنظرية) والمقابلات ونتائج المسابقات الوظيفية:  فيقوم المستخدم بتسجيل بيانات المتقدمين للمسابقة بتفاصيلها وتحديد الملفات المقبولة (مستكملة لشروط التقديم) و كذلك الملفات الغير مقبولة (غير مستكملة للشروط).   كما  يتم تسجيل نتائج المتقدمين للمسابقة والتي تم قبول ملفاتهم بعد إجراءات المقابلات والامتحانات اللازمة، ثم يوفر النظام تقرير  بنتائج المتقدمين للمسابقة حسب نتائجهم في المسابقة .
  • يوجد في النظام ترابط مع النظام المالي مما يوفر سرعة ودقة في عملية تكامل البيانات بين النظامين: يستطيع المستخدم للنظام أن يقوم بإعداد الجزء(أ) من أمر الصرف لجميع أنواع الصرفيات وحسب البنود المعرفة في النظام المالي و بشكل آلي وإرساله إلى مدير الإدارة آليا لاعتماده و من ثم  إرساله إلى الإدارة المالية لاستكمال الإجراءات الأخرى المتبقية عليه  ،كما أن الموظف في إدارة شؤون الموظفين يستطيع طلب مذكرة حجز(ارتباط) على مبلغ على بند معين عن طريق النظام ويعتمد آليا من مدير إدارته ثم  تترك الصلاحية لمسئول الارتباط في الإدارة المالية للبت في الموضوع .
  • إمكانية استعلام أي موظف عن معلوماته الوظيفية والمالية وأرصدة إجازاته و كذلك حركاته المختلفة: يدعم النظام إمكانية الاستعلام لأي موظف في الجهة الحكومية وليس فقط لموظفي إدارة  شؤون الموظفين عن وضعه المالي والوظيفي وأرصدة إجازاته وانتداباته وما تم صرفه للموظف إلى تاريخ معين وأي حركات أخرى كالترقيات أو الحسميات أو الإعارات أو الدورات التدريبية.
  • مرونة في تعديل الأنظمة واللوائح ويكون النظام مجهزا عند توريده بآخر هذه اللوائح : لقد  دأبت الشركة منذ سنوات على متابعة المتغيرات و المستجدات   في اللوائح والأنظمة المتبعة في الدوائر الحكومية في المملكة وقامت بتعديل الأنظمة المعلوماتية التي تطورها وفقها.
  • متابعة الدورات التدريبية و الابتعاث : مما لا شك فيه أن موضوع التطوير الإداري ذو أهمية بالغة عند الموظف وكذلك الجهة الحكومية ويحتاج كل موظف بين فترة وأخرى  أن ينسب إلى عدد من الدورات أو البعثات التي تفيده علميا وعمليا والتي لها دور في الترقيه الوظيفيه ولذلك جاء هذا النظام ليدعم  الأعمال الأساسية التي تقوم إدارة التطوير الإداري من تسجيل للبيانات الأساسية للدورة المرشح لها الموظف ومتابعة  الخطاب الصادر إلى الجهة المنظمة ورد هذه الجهة على الترشيح والتأكد من عملية قبول الموظف في الدورة وبعد انتهاء الدورة تسجيل نتيجة الدورة وكذلك طباعة التقارير الخاصة بالدورات التدريبية بأنواعها و يوفر النظام الترابط بين إدارة التطوير الإداري وإدارة شؤون الموظفين والرواتب فإدارة شؤون الموظفين يمثل تسجيل نتيجة الدورة هو خطوة نهائية لتسجيل الدورة التدريبية في بطاقة الموظف والتي تسجل آليا عن طريق النظام بمجرد تسجيل نتيجة الدورة أما قسم الرواتب  فعلى أساس ذلك يتم إعداد و إصدار المسيرات الخاصة لمكافأة الدورة أو مكافأة التفوق إن وجد. أما بالنسبة للابتعاث فيتم تسجيل كامل معلومات حركة الابتعاث للموظف في النظام و يتأثر وضع الموظف بشكل آلي بناء على نوع الابتعاث من حيث كونه داخلي أو خارجي وعكس التأثيرات المالية آليا على وضع الموظف المالي ويوفر النظام عدد من التقارير التي تتيح للمستخدم الوصول إلى بيان  بالمبتعثين خلال فترة معينة بسهولة ويسر.
  • تسجيل حركات الإعارة / الندب : كما يوفر النظام تسجيل حركات للندب داخل الجهة التي يعمل بها الموظف أو إلى جهة خارجية وكذلك  الإعارة إلى جهة أخرى غير الجهة التي يعمل بها الموظف والتحكم في إيقاف راتب الموظف المندوب أو المعار حسب ما يقتضيه الحال.
  • التعامل مع جميع أنواع الإجازات مع إمكانية تعريف أنواع إجازات أخرى: يوفر النظام مرونة في التحكم في إعدادات أنواع الإجازات بحيث يتم  تعريف أنواع الإجازات  و تحديد عدد أيام الإجازة التي يستحقها حسب كل نوع من أنواع الكوادر الوظيفية  ( رسميين،مستخدمين،بند أجور،متعاقدين،…الخ) واقل مدة للإجازة و الحد الأقصى لعدد أيام الإجازة في السنة  ونسبة الراتب الأساسي المستحق  نوع والبدلات التي تتأثر ببعض أنواع الإجازات والتحكم في كونها تصرف مع الإجازة أم لا،كما إن النظام يطبق الأنظمة المتعارف عليها حسب لوائح منح الإجازات وضوابطها في وزارة الخدمة  المدنية .
  • تسجيل تقويم الأداء الوظيفي للموظفين (تقارير الكفاية) وطباعة بيان بتقويم الموظفين لأكثر من عام:  يوفر النظام شاشة لتسجيل تقاويم الأداء الوظيفي للموظفين و التي لها دور في عملية احتساب النقاط بغرض الترقية وذلك بناء على نتيجة تقويم الموظف
  • التبادل الآلي لكامل معلومات ملف الموظف بين الجهات التي تستخدم  نفس النظام
  • الربط مع رقم السجل المدني وضمان عدم تكرار بيانات الموظفين
  • توفر العديد من التقارير التفصيلية والإجمالية والإحصائية والتحليلية الخاصة : وهذه التقارير تلبي احتياجات موظفي إدارة شؤون الموظفين    من اجل استكمال أعمالهم اليومية أو الشهرية مثل التقارير الخاصة بالموظفين المنتدبين  و بيان بالمكلفين بالعمل الإضافي وغيرها ، بالإضافة إلى  تقارير إدارية  تبين لمدير إدارة  شؤون الموظفين  حجم العمل اليومي  والتقارير الخاصة بالحسميات والجزاءات أو أرصدة إجازات  الموظفين  أو الموظفين المعارين أو المبتعثين أو الموظفين المستحقين للترقية أو بيان خدمة موظف وغيرها،  بالإضافة  إلى تقارير خاصة بالإدارة  العليا وفي اغلبها تقارير إحصائية عن الموظفين حسب الكادر الوظيفي وعددهم في كل مرتبة وعدد الوظائف الشاغرة والموظفين المتعاقدين أو السعوديون حسب المؤهل العلمي أو حسب أي معيار  آخر بالإضافة إلى جدول التشكيلات الوظيفية والمقارنات بين تشكيلات الوظائف للعام المالي الحالي مع الأعوام المالية السابقة بالإضافة بيان الاحتياج من الوظائف أو الوظائف المقترحة في الميزانية وغيرها من التقارير المختلفة.


© جميع الحقوق محفوظة لشركة حاسب 2015