البحث

   قصص النجاح  
جامعة الملك سعود

لطالما حرص كثير من المسئولين في كثير من الجهات الحكومية (وزارات، هيئات، مؤسسات) على مواكبة التطورات الحديثة والاعتماد على تقنية المعلومات في تسيير جميع الأعمال والتوجه إلى الأعمال الإلكترونية وذلك لأداء وظائفها المتعددة بشكل يتيح انتقالاً شفافاً وسريعاً للمعلومات فيما بين الإدارات المختلفة وفيما بين المنشأة والأطراف التي تتعامل معها والتحول إلى ما يسمى بتعاملات الحكومة الإلكترونية (e-Gov)، و كانت جامعه الملك سعود من السباقين لمواكبة التطور ولما تتمتع به حزمة مدارحاسب للأنظمة النمطية الحكومية HGS.NET من مميزات تلبي هذه الاهداف  لهذا كان لدى شركة حاسب  الفرصة للحصول على  مشروع تطبيق الانظمة المالية والادارية في جامعه الملك سعود الذي اطلق عليه مشروع النظام المالي والإداري (مدار) بجامعة الملك سعود الذي  توج بقصة نجاح  في انشاء نظام اداري متكامل للجامعة.
مشروع مدار في جامعة الملك سعود :- هو مشروع تنفيذ نظم تخطيط الموارد ( حزمة مدارحاسب للأنظمة النمطية الحكومية HGS.NET)، ويعتبر منظومة مالية وإدارية متكاملة ومترابطة تم تطبيقه وفق أعلى معايير إدارة المشاريع العالمية ضمن مركز لإدارة المشروع بالجامعة حيث تم إنشاؤه خصيصاً لهذا الغرض، وشملت المنظومة الأنظمة التالية: نظام الصلاحيات والسرية، نظام شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين، نظام الرواتب، النظام المالي، نظام الميزانية، نظام الاتصالات الإدارية، نظام المستودعات و نظام المشتريات، ونظام مراقبة المخزون والعهد.
دعم  المشروع:- كانت أهم عوامل نجاح المشروع هو  دعم الإدارة العليا ممثلة بمعالي مدير الجامعة، حيث كان لهذا الدعم أكبر الأثر في النجاح وتخطي كثير من العقبات وتجاوز التحديات، وقد ذكر معاليه في إنطلاقة المشروع عبارة "المشروع مشروعنا جميعا ويجب أن تكتب لنا قصة نجاح"، وأصبحت هذه العبارة هي عنوان المشروع، وكان لها أكبر الأثر في قبول كثير من الإدارات والأقسام للنظام الجديد.

الصعوبات و التحديات التي واجهت مشروع الانظمة المالية والادارية في الجامعه ( مدار ):- ان الصعوبات والتحديات التي واجهت مشروع مدار  مثلت تحدي كبير  لنجاح المشروع ، ولعبت خبرات الشركة المتعدده في تنفيذ مشاريع تطبيق الانظمة المالية والادارية من حزمة مدارحاسب للأنظمة النمطية الحكومية HGS.NET في وضع  الخطط  للمخاطر المتوقعة وتم عمل التخطيط اللازم للتغلب عليها قبل أن يبدأ المشروع، و أهم التحديات التي واجهت المشروع أثناء التنفيذ مثل اتساع الجامعة واختلاف كوادرها وعدد المستخدمين الضخم الذي تضمه، ومشكلة نقل وتدقيق البيانات من الأنظمة القديمة إلى الأنظمة الجديدة. وتغيير منهجية العمل بالجهات الإدارية والمالية من شكل نمطي يعتمد على الأوراق ومستودع للبيانات إلى شكل الكتروني يعتمد على مخططات سير العمل، وعمليات التدريب والتطبيق في فترة محددة يشمل عدداً كبيراً من المستخدمين، وتعدد أنواع الموظفين بالجامعة.
تنفيذ المشروع:- لقد سار المشروع  ضمن الخطة الزمنية والميزانية المقررة له   مع بعض الانحرافات الطفيفة عن الخطة في تنفيذ بعض مراحل المشروع،  الذي يعتبر طبيعياً ومقبولاً جداً في المعايير العالمية لتنفيذ المشاريع  نظرا لحجم الجامعة وتعدد إجراءاتها الإدارية  و تعتبر المراحل التي تم تنفيذها في  المشروع حققت الأهداف المتوقعة، سواء من توفير منظومة متكاملة تخدم الجهات الإدارية والمالية بالجامعة، وربط الجهات الإدارية بالجامعة مع بعضها البعض إلكترونيا، وتوفير بيئة معلوماتية متكاملة ومترابطة وفق أحدث التقنيات، وتحويل العمل بالجامعة إلى العمل الإلكتروني بدون أوراق للتأقلم مع المجتمع الالكتروني.
 
ماذا  قدمت حزمة مدارحاسب للأنظمة النمطية الحكومية HGS.NET  للجامعة:- لقد  تم تحقيق قصة نجاح كبيرة  حيث تم نقل خبرات الموظفين القدامى وتوثيقها بالنظام الجديد مما قلل الاعتمادية على الأشخاص، وبناء بنية تحتية لبيانات الجامعة تمكن من تطبيق أي نظام يعتمد على تخطيط الموارد، و مراجعة بيانات الجامعة القديمة وتصحيح جزء كبير منها، ومركزية المعلومة ومنع تكرارها، توثيق إجراءات العمل في الجهات التي تم تطبيق النظام بها من خلال النظام، مما ساعد  في نشر ثقافة نقل المعرفة وقلل الاعتماد على الأشخاص في تنفيذ المهام، توفير ترميز موحد لوحدات الجامعة المختلفة، تمكين إدارة مراقبة المستودعات من تنفيذ عمليات المراقبة على مختلف مستودعات الجامعة بشكل آلي ودقيق، تسجيل ومراقبة عهد الموظفين بشكل آلي، تسريع عمليات الصرف في الإدارة المالية وزيادة الضوابط منعاً لتكرار عمليات الصرف، تهيئة بيانات الجامعة بشكل يسهل إصدار التقارير الإحصائية على كل الأنظمة ويسرع إصدارها، ضبط عمليات الصرف لمستحقات الموظفين بشكل يضمن حق الجامعة وحق الموظف،واصدار مسيرات الرواتب  لعدد موظفين قارب 30,000 موظف بمختلف انواعها (شهري/ خارج دوام/ ابتعاث/ ..) بالمواعيد المناسبة وبدقة عالية جدا  , مما وفر على الجامعه الكثير من  عمليات التدقيق والمراجعه لهذا العدد الضخم من الموظفين ,وجاءت كنتيجة لما يتضمنه النظام من آلية محكمه لتدفق العمل  إعادة هندسة بعض الإجراءات القديمة في الجامعة مما يسهل العمل ويرفع من كفاءة عمل الإدارات، تدقيق وتنقية بيانات الجامعة، التحول إلى العمل الالكتروني في خدمة الموظف مما أدى لسرعة الانجاز ودقته.

 


© جميع الحقوق محفوظة لشركة حاسب 2015